Att byta fastighetsförvaltare är enklare än de flesta styrelser tror. Det aktiva arbetet för er handlar om några timmar, själva överlämningen brukar ta två till fyra veckor, och om start- och slutdatum samordnas rätt uppstår ingen lucka i förvaltningen och ingen dubbel kostnad. Det som avgör tidsplanen är uppsägningstiden i ert nuvarande avtal, oftast tre till sex månader. Nedan går vi igenom när ett byte är motiverat, hur processen ser ut steg för steg och hur ni undviker de vanligaste fallgroparna.
När är det värt att byta fastighetsförvaltare
De flesta föreningar byter inte för att spara pengar. De byter för att de inte får svar när de hör av sig, för att rapporterna är svåra att förstå, eller för att de känner sig som ett ärendenummer hos en stor organisation. Priset ligger sällan högst på listan.
Några tecken på att det är dags att se sig om:
- Ni når inte er kontaktperson, eller får byta person ofta.
- Felanmälningar blir liggande och ingen återkopplar.
- Rapporteringen kommer sent eller går inte att följa.
- Förvaltaren finns långt bort och rycker inte ut när något akut händer.
- Underhållsplanen uppdateras inte och kopplas aldrig till budgeten.
Ett enstaka missförstånd är ingen anledning att byta. Ett återkommande mönster är det. Skilj på engångshändelser och det som händer om och om igen, och skriv ner exemplen. Den listan blir också er kravbild när ni tar in nya offerter.
Vem fattar beslutet om ett byte?
Att välja och byta förvaltare hör till styrelsens löpande förvaltningsansvar. Ni behöver i regel inget stämmobeslut, det räcker att styrelsen fattar och protokollför beslutet. Motivera det kort i protokollet, så finns skälen dokumenterade om frågan kommer upp senare.
Läs avtalet först, här sitter den vanligaste fällan
Innan ni gör något annat, ta fram det förvaltningsavtal som faktiskt gäller. Ofta består uppdraget av flera dokument, ett huvudavtal plus bilagor och senare ändringar. Hittar ni det inte är den nuvarande förvaltaren skyldig att lämna ut en kopia.
Kontrollera fyra saker: avtalstid, uppsägningstid, formkrav för uppsägning och villkoret för automatisk förlängning. De flesta avtal löper på ett till tre år med tre till sex månaders uppsägningstid, men äldre avtal kan ha upp till nio månader. Fällan är den automatiska förlängningen. Säger ni inte upp i tid förlängs många avtal med tolv månader, och då sitter ni fast ett år till av ren glömska. Notera sista uppsägningsdag i kalendern så fort ni tagit fram avtalet.
När ni väl vet datumet skickar ni uppsägningen skriftligt, även om avtalet inte kräver det. Mejl fungerar oftast, men ett rekommenderat brev ger er kvitto på att den tagits emot om det skulle bli en diskussion. Ni behöver inte motivera bytet.
Hitta rätt ny fastighetsförvaltare
Ta in offerter från två till tre förvaltare parallellt med att ni säger upp det gamla avtalet. Be om en specificerad tjänsteförteckning, inte bara en klumpsumma, så att ni kan jämföra vad som faktiskt ingår och vad som faktureras som tillägg.
Det billigaste är inte automatiskt det bästa. Väg in de saker som fick er att fundera på ett byte från början. Be om mätbara åtaganden: svarstid på felanmälan, hur en akut vattenläcka hanteras utanför kontorstid, och hur ofta ni får rapportering. Kontrollera också hur nära förvaltaren sitter. En leverantör med egen personal och fordon i närområdet har kortare väg till er fastighet när något brådskar.
Vill ni ha en kravbild att utgå från kan ni begära en offert på förvaltning eller ringa oss på 08 34 38 00, så går vi igenom era behov innan ni jämför.
Överlämningen, det som oroar mest men går smidigast
Det här steget är det som flest styrelser bävar för, och samtidigt det ni har minst att göra med själva. En bra ny förvaltare tar ansvar för överlämningen och sköter kontakten med den avgående parten. Er avgående förvaltare är enligt branschpraxis skyldig att lämna över allt material, och när det gäller ekonomin är räkenskapsinformationen föreningens egendom. Enligt bokföringslagen (1999:1078) ska den lämnas över, förvaltaren kan inte hålla inne bokföringen för att ni byter.
Det som ska flyttas över är i praktiken detta:
- Bokföring och ekonomiskt underlag, inklusive senaste balans- och resultatrapport.
- Medlems- och lägenhetsförteckning.
- Underhållsplan, ritningar och besiktningsprotokoll.
- Serviceavtal, garantier och kontaktuppgifter till anlitade entreprenörer.
- Behörigheter och inloggningar till portal och system, autogiromedgivanden, nycklar och taggar.
Gör inte bara en filöverföring rakt av. Kontrollera att den nya förvaltaren kan öppna materialet och vet vilka ärenden som fortfarande är öppna och kräver åtgärd. Ett bra sätt är att bestämma vad som ska vara klart efter 30, 60 och 90 dagar: att alla behörigheter fungerar, att varje öppet ärende har en ansvarig och att rapporteringen följer det nya avtalet.
Tidpunkten spelar roll för ekonomin
Ekonomisk förvaltning är enklast att flytta vid ett räkenskapsårsskifte. Då kan den avgående förvaltaren avsluta ett helt år och lämna ett rent bokslut, och den nya tar vid från ett tydligt startläge. Går det inte att vänta fungerar ett byte mitt i året också. Den avgående förvaltaren bokför då fram till överlämningsdagen och lämnar en balansrapport som den nya bygger vidare på.
Teknisk förvaltning och fastighetsskötsel är inte lika känsliga för datum och kan flyttas löpande under året. Om ni har både ekonomisk och teknisk förvaltning hos samma leverantör är det oftast enklast att flytta allt samtidigt, men det är inget krav.
Så hanterar vi ett byte till Renew Service
Vi tar hand om överlämningen åt er. När ni bestämt er kontaktar vi den avgående förvaltaren, begär in materialet och stämmer av vilka ärenden som är öppna, så att inget faller mellan stolarna. Ni får en fast kontaktperson från start.
Vi är förvaltare och entreprenör i samma bolag, med egen avdelning för måleri, fasad och bygg. För er innebär det att ett kommande fasad- eller takprojekt i underhållsplanen kan hanteras inom samma avtal, utan att ni behöver upphandla entreprenaden separat. Vi utgår från Upplands Väsby och arbetar med föreningar i norra Stockholm, med kort väg till Sollentuna, Sigtuna, Märsta, Järfälla och Väsby med omnejd. Just närheten och tillgängligheten är det som oftast avgör om en styrelse trivs med sin förvaltare.
Läs mer om vår förvaltning för bostadsrättsföreningar och om hur vi arbetar med teknisk förvaltning och underhållsplan.
Vanliga frågor
Hur lång tid tar det att byta förvaltare?
Det aktiva arbetet för styrelsen är några timmar. Kalendertiden styrs av uppsägningstiden i ert nuvarande avtal, normalt tre till sex månader. Själva överlämningen och uppstarten tar två till fyra veckor.
Kostar bytet något extra?
Nej. Ni betalar den gamla förvaltaren under uppsägningstiden och den nya från startdatumet. Samordnas datumen uppstår ingen överlappande dubbelkostnad.
Kan vi byta mitt i räkenskapsåret?
Ja. Det är smidigast vid ett årsskifte, men ett byte under året fungerar. Den avgående förvaltaren lämnar en balansrapport per överlämningsdagen och den nya tar vid.
Kan den gamla förvaltaren vägra lämna över bokföringen?
Nej. Räkenskapsinformationen tillhör föreningen, och enligt bokföringslagen (1999:1078) ska den lämnas över till er eller den nya förvaltaren.
Behöver vi ta upp bytet på stämman?
Normalt inte. Beslutet ligger inom styrelsens löpande förvaltningsansvar och fattas av styrelsen.
Funderar ni på att byta, eller vill ni bara veta hur er nuvarande förvaltning står sig? Kontakta oss för en genomgång eller ring 08 34 38 00.
